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Mejores Personas, Mejores Resultados

Como manejar las oficinas abiertas

Adistra News N°229

El tema de las oficinas en espacios abiertos ya se ha hecho un estándar en nuestro país. Prácticamente en todas las oficinas que se ofrecen en el mercado inmobiliario actual se describen como la solución ideal para aprovechar más el espacio y por lo tanto abaratar costos. O sea, no hay ninguna posibilidad de marcha atrás.

 

La experiencia en este tipo de diseño de oficinas ha mostrado que se mejora la coordinación, rapidez y agilidad de los equipos de trabajo. Para aquellas personas que no son buenas para compartir con los demás, terminan obligadas a aprender a hacerlo. Al mismo tiempo, el control social que significa que todas las personas se vean unas a otras hace que las actividades personales se disminuyan en forma natural. Las conversaciones se escuchan, las pantallas de los PC se pueden ver desde lejos y las sillas vacías también. Todo esto finalmente hace que se utilicen en forma más eficiente los espacios, en especial cuando el valor del metro cuadrado de oficina es caro y escaso. En el hemisferio norte se está comenzando a llevar este concepto más allá con las personas que ocupan cargos de terreno: se han desarrollado los espacios no personales o “hotel office”, que consisten en espacios que las personas usan en forma temporal mientras están en la oficina, pero que luego pueden ser utilizados por el próximo “huésped” que llegue.

Hay varios aspectos de este trabajo en espacios abiertos que pueden ser desventajosos. Uno de ellos es la falta de privacidad, especialmente para algunos cargos que manejan información confidencial. Otra desventaja en estos ambientes son las interrupciones, porque las personas simplemente le hablan al del lado sin considerar si es que está ocupado o no, están tan cerca que resulta natural hacerlo. Este es un gran desafío porque podrían aumentar la desconcentración y la falta de continuidad, especialmente para personas extrovertidas que se distraen fácilmente.

 

Las personas han reaccionado en estos ambientes colocándose audífonos para escuchar música y así también separarse un poco de las conversaciones ajenas. También han ido personalizando sus cubículos, colocando adornos, fotos, recuerdos y cualquier cosa que haga más familiar su metro cuadrado. Hay una necesidad clara por tener algo más personal, a nadie le gusta ser considerado un elemento más de una gran sala llena de sillas y separaciones casi virtuales.

 

El desafío entonces es cómo aprovechar la ventaja de tener las personas a la vista para coordinar en forma casi instantánea, pero al mismo tiempo, impedir que esta excesiva visibilidad se convierta en una desventaja por las interrupciones y la falta de privacidad que eso conlleva.

 

Creo que estamos frente a otro de los tantos ejemplos en donde la realidad cambia más rápido que nuestros hábitos y formas de hacer las cosas. Le sugiero que establezca explícitamente un conjunto de hábitos que ayuden en este entorno. Una primera práctica es la de pedir permiso para interrumpir. Las personas deberían tomar conciencia que el mero hecho de hacer una pregunta ya interrumpe, o sea que lo ideal es que se organicen las conversaciones por anticipado.

 

Otro hábito es el poder decir que no a una persona que le pregunta algo, sin que eso signifique poner en riesgo su reputación de colaborador. A la pregunta: “Tienes un minuto” que me haga una persona, incluyendo mi jefe, a través de mi vidrio o panel, uno debería tener la posibilidad realista de decir que no y ofrecer otro tiempo para revisar ese asunto.

 

Por eso el respeto por las horas agendadas para las reuniones se hace más importante aún en estos espacios abiertos, en donde podría aparecer la tentación de atrasar o adelantar las horas porque “estamos ahí mismo”. La persona que está haciendo un análisis de datos o redactando un informe, requiere de concentración y continuidad para construir y preparar sus ideas, obviamente no es lo mismo disponer de 30 minutos seguidos que en intervalos de 5 o 7 minutos cada uno.

 

La otra práctica que suele ser muy valorada en estos ambientes abiertos es la de evitar la socialización excesiva. Con la mejor intención yo podría decir en voz alta: “Buenos días a todos, ¿Cómo están hoy muchachos?”, pero la realidad es que va a ser una interrupción innecesaria y probablemente molesta para muchos de los que se están tratando de concentrar en su trabajo.

 

Por último, es recomendable que las personas eviten meter ruidos en los espacios comunes, como colocar música que se escuche en los demás cubículos, hablar en voz muy alta, o conversar entre cubículos que no estén contiguos.

 

El ahorro de costos mediante el aprovechamiento del espacio y la mejor coordinación son ventajas muy potentes que van a perdurar probablemente por mucho tiempo. Combinadas con salas de reuniones disponibles para todos, y con la movilidad que permite la tecnología, estos espacios nos deberían hacer cambiar nuestros hábitos de convivencia en el trabajo. Las áreas de Recursos Humanos en las organizaciones podrían ayudar mucho a que esta adaptación sea más rápida y eficiente, introduciendo este tema de conversación y sugiriendo estas nuevas normas de comportamiento en forma explícita.

 

 

Eduardo Saleh Sabat

Psicólogo Organizacional

 

Junio 2015